Es ist eine der größten Ironien unserer Zeit: Der öffentliche Dienst braucht engagierte, motivierte Mitarbeiter, die den digitalen Wandel vorantreiben. Stattdessen werden sie in eine technologische Steinzeit gezwungen. Die Software, die ihnen bei der Arbeit helfen soll, wirkt wie ein gezieltes Demotivationsprogramm. Komplizierte, veraltete Systeme wie SAP dominieren in Behörden auf allen Ebenen.
Das Problem ist nicht das System an sich, sondern die Philosophie dahinter: Ein Design, das vor 30 Jahren vielleicht als "modern" galt, heute aber in jeder Hinsicht überholt ist. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, in unübersichtlichen Menüs zu navigieren, die sie an die Benutzeroberfläche von Windows 95 erinnern. Wo in der modernen Welt der Digitalisierung intuitive Oberflächen und klares Design zum Standard gehören, regiert in vielen Ämtern die Komplexität. Das führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu einer massiven Ineffizienz.
Das Dilemma: Veraltete Software, kein Onboarding
Die Demotivation beginnt bereits am ersten Arbeitstag. Ein neuer Mitarbeiter bekommt keinen schlanken, interaktiven Onboarding-Prozess. Stattdessen wird ihm ein 500-seitiges Handbuch überreicht, das erklärt, wie man eine Spesenabrechnung in einem System erstellt, das in einem Dutzend Untermenüs verschachtelt ist. Die Kommunikation ist ebenso mangelhaft; es gibt keine zentralen Wissensdatenbanken oder Wikis. Wichtige Informationen werden stattdessen in langen E-Mail-Ketten vergraben.
Ein besonders drastisches Beispiel für diesen Alptraum ist die Informationsplattform Meldewesen (IPEMA). Was nach einer modernen Datenbank klingen mag, entpuppt sich für die Nutzer oft als Hürdenlauf. Der Anmeldeprozess ist unnötig kompliziert und nicht selten fehleranfällig. Wer seinen Account verliert oder sich neu registrieren muss, wird durch ein Labyrinth aus Postversand von Aktivierungscodes, Zertifikaten und kryptischen Fehlermeldungen geschickt. Das ist kein digitaler Service – das ist eine Mutprobe, die selbst Technik-Affine in die Verzweiflung treibt.
Der geheime Code der Ineffizienz
Solche Systeme sind kein Zufall. Sie sind das Ergebnis einer Denkweise, bei der Prozesse wichtiger sind als Menschen. Laut dem eGovernment Monitor 2023 sind 42 % der Deutschen mit der digitalen Verwaltung unzufrieden. Diese Unzufriedenheit endet nicht beim Bürger; sie vergiftet auch das Arbeitsklima im Inneren.
Und IPEMA ist nur ein Symptom. Ein ähnliches Bild zeigt sich in zahlreichen anderen Systemen der öffentlichen Verwaltung:
- Einige Gesundheitsämter kämpften während der Pandemie mit einer veralteten Software namens "Aesculap", die eine schnelle Kontaktnachverfolgung fast unmöglich machte.
- In Kommunalverwaltungen werden komplexe, proprietäre Fachverfahren eingesetzt, die keine offenen Standards nutzen und die Mitarbeiter in starre, unflexible Abläufe zwingen, die jede Kreativität im Keim ersticken.
Diese IT-Systeme sind nicht nur ineffizient; sie sind ein Ausdruck von Misstrauen. Sie signalisieren den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit nicht auf Vertrauen, sondern auf Kontrolle basiert. Ein System mit überzogenen Berechtigungen, redundanten Schritten und einer unfreundlichen Benutzeroberfläche macht aus einem engagierten Beamten einen frustrierten Dateneingabe-Roboter.
Die Ironie der Digitalisierung
Die Politik redet von digitaler Transformation, während die Werkzeuge, die diese Transformation umsetzen sollen, im 20. Jahrhundert stecken geblieben sind. Echte Digitalisierung beginnt nicht mit dem Einscannen von Formularen, sondern damit, den Mitarbeitern intuitive, effiziente Tools an die Hand zu geben, die ihre Arbeit erleichtern und sie motivieren.
Wir müssen aufhören, Software als notwendiges Übel zu betrachten, und sie als das sehen, was sie sein sollte: eine Quelle der Ermächtigung. Tools wie die AppsDock Knowledge App zeigen, dass es anders geht: mit einem klaren, nutzerfreundlichen Design und der Fähigkeit, Wissen zentral und effizient zu organisieren. Denn nur wenn die Menschen, die unsere Verwaltung am Laufen halten, die Werkzeuge bekommen, die sie verdienen, können sie ihren Job wirklich gut machen.